Een offerte afwijzen gebeurt in twee richtingen. Jij wijst een aanvraag af omdat je vol zit of omdat het werk niet bij je past. Of een klant laat weten dat hij met een ander in zee gaat. In beide gevallen wint een korte, duidelijke reactie het van stilte. Hieronder staan voorbeeldteksten voor allebei en leggen we uit waarom je bij een afwijzing altijd naar de reden vraagt.
Als jij een aanvraag afwijst
Niet elke aanvraag is een goede aanvraag. Je agenda zit vol, het werk ligt buiten je vakgebied, de locatie is te ver of je hebt het gevoel dat de klant en jij niet gaan matchen op prijs. Dat mag je gewoon zeggen. Wat je niet moet doen is de aanvraag stil laten liggen. Een aanvrager die niets hoort, vertelt dat door in zijn straat.
Houd het kort en noem een reden zonder je te verontschuldigen. Verwijs waar het kan naar een collega-bedrijf. Dat kost je niets en levert vaak werk terug op.
Voorbeeldtekst, aanvraag afwijzen:
Beste meneer De Vries,
Bedankt voor uw aanvraag voor het vervangen van de meterkast. Ik kan die helaas niet aannemen. Mijn planning zit tot half november vol en ik wil geen werk aannemen dat ik niet op tijd kan uitvoeren. Voor dit soort werk kunt u terecht bij Installatiebedrijf Jansen in Ede, telefoon 0318 123456. Mocht u later in het jaar nog iets hebben, dan hoor ik het graag.
Met vriendelijke groet, Peter Bakker
Wil je een aanvraag niet afwijzen maar ook niet meteen uitvoeren, zet hem dan op een terugbellijst met een concrete datum. Dat werkt hetzelfde als het nabellen van een offerte: zonder afspraak in de agenda gebeurt het niet.
Als de klant jouw offerte afwijst
Je krijgt een mail met een variant op: we hebben voor een andere partij gekozen. De verleiding is groot om er niets meer mee te doen. Toch is dit het moment waarop je nog iets kunt leren, want de klant heeft net beslist en heeft de vergelijking scherp in zijn hoofd.
Voorbeeldtekst, reactie op een afwijzing:
Beste mevrouw Smit,
Jammer, maar dank dat u het even laat weten. Dat doet lang niet iedereen. Mag ik u een korte vraag stellen: was het vooral de prijs, de planning of iets in de offerte zelf waardoor u voor de ander koos? Ik gebruik dat om mijn offertes scherper te maken, u hoeft er verder niets mee. Mocht de andere partij onverhoopt afhaken, dan hoor ik het graag.
Met vriendelijke groet, Peter Bakker
Reageer altijd vriendelijk en zonder discussie. Je gaat niet alsnog onderhandelen en je vraagt niet om een tweede kans. Je stelt één vraag en laat de deur open. In de praktijk komt een deel van de afgewezen offertes terug, omdat de gekozen partij niet kan leveren of duurder uitpakt dan beloofd.
Waarom je altijd naar de reden vraagt
De reden van een afwijzing is de goedkoopste marktinformatie die er is. Je hoeft er geen marktonderzoek voor te betalen en het kost je één zin. Na twintig afwijzingen zie je een patroon.
- Zit je structureel tien procent boven de rest, dan weet je dat je prijs of je uitleg niet klopt.
- Verlies je vooral op levertijd, dan is planning je probleem, niet je tarief.
- Hoor je vaak dat de offerte onduidelijk was, dan ligt het aan je document.
- Hoor je dat iemand anders sneller reageerde, dan verlies je op opvolging en niet op inhoud.
Die laatste is de meest voorkomende en tegelijk de makkelijkst op te lossen. Op offerte conversie verhogen staat wat opvolging doet met je scoringspercentage, en met de gemiste omzet calculator reken je uit wat blijven liggen je per jaar kost.
Afwijzing of stilte: dat is niet hetzelfde
Een klant die afwijst geeft je duidelijkheid. Vervelender is de klant die niets laat horen. Behandel die twee verschillend: een afwijzing sluit je af met de vraag naar de reden, stilte volg je op tot je een ja of een nee hebt. Zie geen reactie op offerte voor de aanpak.
Registreer afwijzingen ook echt. Een streepje achter de offerte met de reden erbij is genoeg. Wie dat een jaar volhoudt, weet waar zijn omzet weglekt.
Wanneer je een afwijzing beter niet accepteert
Er is verschil tussen een klant die definitief nee zegt en een klant die zegt dat het nu even niet uitkomt. Dat laatste is geen afwijzing maar uitstel. Vraag door naar het moment: na de vakantie, na de verbouwing, in het nieuwe budgetjaar. Zet die datum vast en kom er op terug.
Wil je dat opvolgen niet meer handmatig doen? Offertevolger stuurt mail, WhatsApp en belherinneringen op de momenten die je zelf instelt, zodat geen enkele offerte stil blijft liggen. Probeer Offertevolger en zie binnen een week wat opvolging oplevert.
Veelgestelde vragen
Moet ik een aanvraag die ik niet wil altijd beantwoorden?
Ja. Een korte mail of appje kost een minuut en voorkomt dat je bekend komt te staan als het bedrijf dat nooit terugbelt. Verwijs waar mogelijk naar een collega.
Hoe vraag ik naar de reden zonder opdringerig te lijken?
Stel één vraag, geef aan dat de klant er niets mee hoeft en ga geen discussie aan over de prijs. Zo blijft het informatief in plaats van verkoperig.
Kan ik een afgewezen offerte later nog een keer opvolgen?
Bij een definitieve afwijzing niet. Bij uitstel wel: leg de datum vast waarop het weer speelt en kom daar op terug.
Wat als de klant helemaal niet reageert?
Dan is het geen afwijzing maar stilte. Blijf opvolgen tot je een ja of nee hebt. Lees geen reactie op offerte voor een concreet schema.
Moet ik afwijzingen bijhouden?
Een korte notitie met de reden per verloren offerte is genoeg. Na twintig stuks zie je waar je structureel op verliest.
Laat dit voortaan vanzelf gebeuren
Probeer Offertevolger 14 dagen gratis. Geen creditcard, maandelijks opzegbaar — en als introductie de eerste 3 maanden voor de helft.
Start 14 dagen gratis →