Als installateur, schilder of klusbedrijf stuur je regelmatig offertes uit, maar lang niet elke klant reageert direct. Een offerte herinnering sturen verhoogt de kans op een reactie aanzienlijk. In deze handleiding lees je wanneer en hoe je een herinnering verstuurt die werkt.
Waarom een offerte herinnering versturen loont
Veel klanten hebben oprechte interesse in je offerte, maar vergeten simpelweg te reageren. Ze zijn druk met hun werk, hebben andere prioriteiten of willen eerst nog andere offertes vergelijken. Een vriendelijke herinnering brengt je offerte weer onder de aandacht zonder opdringerig te zijn.
Bedrijven die structureel herinneringen sturen zien hun conversiepercentage toenemen. De klant voelt zich bovendien serieus genomen: je toont dat je de opdracht belangrijk vindt en beschikbaar blijft voor vragen.
Het juiste moment voor een offerte herinnering
Timing is belangrijk bij een herinnering. Stuur je te snel, dan kom je gehaast over. Wacht je te lang, dan heeft de klant mogelijk al een ander bedrijf gekozen.
Een praktische aanpak:
- Eerste herinnering na 5 tot 7 werkdagen na het versturen van de offerte
- Tweede herinnering na nog eens 7 werkdagen als je geen reactie hebt ontvangen
- Bij spoedklussen of seizoensgebonden werk kun je eerder herinneringen sturen
- Vermeld in je offerte zelf wanneer deze geldig is, zodat de klant weet dat er een termijn zit aan je prijsopgave
Houd rekening met vakantieperiodes en feestdagen. Stuur geen herinnering tijdens de kerstvakantie of midden in de zomer als veel mensen vrij zijn.
Wat zet je in een offerte herinnering
Een goede herinnering is kort, vriendelijk en concreet. Begin met een persoonlijke aanhef en verwijs naar het specifieke project. Vermeld duidelijk welke offerte het betreft, bijvoorbeeld door het offertenummer en de korte omschrijving te noemen.
Effectieve elementen in je herinnering:
- Bevestig dat je de offerte op een bepaalde datum hebt verstuurd
- Vraag of de klant de offerte heeft ontvangen en kunnen bekijken
- Bied aan om vragen te beantwoorden of onduidelijkheden toe te lichten
- Vermeld wanneer de offerte verloopt als er een einddatum aan zit
- Geef aan wanneer je beschikbaar bent om de klus uit te voeren
- Sluit af met een concrete vraag of call-to-action
Vermijd druk uitoefenen of suggereren dat de klant te lang wacht. Houd de toon professioneel maar toegankelijk.
Nooit meer zelf hoeven opvolgen?
Offertevolger doet dit alles automatisch: opvolgmails, appjes, bel-seintjes en digitaal akkoord — terwijl jij op de klus staat. Benieuwd wat niet-opvolgen je nu kost? Doe de gemiste-omzet-check.
Start 14 dagen gratis →Voorbeeldtekst voor een offerte herinnering
Per e-mail kun je een herinnering als volgt formuleren:
Beste [naam klant],
Op [datum] heb ik u offerte [nummer] gestuurd voor [korte omschrijving van de klus]. Ik wil graag weten of u de offerte heeft ontvangen en of alles duidelijk is.
Heeft u nog vragen over de offerte of wilt u bepaalde punten bespreken? Ik help u graag verder. U kunt me bereiken op [telefoonnummer] of door te reageren op deze e-mail.
De offerte is geldig tot [datum]. Voor de uitvoering kan ik starten vanaf [datum/periode].
Met vriendelijke groet,
[Jouw naam]
[Bedrijfsnaam]
Pas de tekst aan naar je eigen stijl en de specifieke situatie. Bij kleinere klussen mag de toon informeler, bij grote projecten iets formeler.
Offerte herinneringen per telefoon
Naast e-mail kun je ook bellen. Een telefonisch contact geeft je direct inzicht in de stand van zaken. De klant kan meteen vragen stellen en je hoort aan de reactie of er nog interesse is.
Bellen werkt goed als:
- Het om een grote of complexe opdracht gaat
- Je al eerder persoonlijk contact met de klant hebt gehad
- De offerte al langer dan twee weken uit staat
- Je vermoedt dat er onduidelijkheden zijn die sneller telefonisch op te lossen zijn
Bel op een geschikt moment, bij voorkeur doordeweeks overdag. Vraag eerst of het uitkomt en leg kort uit waarom je belt. Luister goed naar de reactie: soms heeft de klant het project uitgesteld of is er een andere reden voor het uitblijven van een reactie.
Automatisering van offerte herinneringen
Als je veel offertes verstuurt, kost handmatig herinneringen sturen veel tijd. Offertesoftware kan dit proces automatiseren. Je stelt in wanneer een herinnering wordt verstuurd en het systeem doet de rest.
Voordelen van automatisering:
- Je vergeet geen enkele herinnering meer
- Herinneringen gaan op vaste momenten uit, wat consistentie geeft
- Je bespaart tijd die je aan andere taken kunt besteden
- Je houdt overzicht over welke offertes nog open staan en welke al herinneringen hebben gehad
Zorg er wel voor dat geautomatiseerde herinneringen persoonlijk blijven. Gebruik de naam van de klant, het projecttype en andere specifieke details. Een sjabloon mag, maar moet niet aanvoelen als een standaard massa-mail.
Na de herinnering: vervolgstappen
Ook na een of twee herinneringen krijg je soms geen reactie. Dit betekent niet altijd dat de klant geen interesse heeft. Sommige mensen vinden het lastig om af te wijzen en reageren daarom niet.
Praktische vervolgstappen:
- Stuur na twee herinneringen een afsluitende e-mail waarin je aangeeft dat je de offerte als afgehandeld beschouwt
- Geef in die laatste mail aan dat de klant altijd contact mag opnemen als de behoefte later terugkomt
- Archiveer de offerte in je systeem als niet-doorgegaan
- Evalueer periodiek waarom offertes niet doorgaan, dit helpt je offerteproces te verbeteren
Blijf professioneel, ook als je geen opdracht krijgt. Een klant die nu afziet kan in de toekomst terugkomen of je aanbevelen aan anderen.
Laat dit voortaan vanzelf gebeuren
Probeer Offertevolger 14 dagen gratis. Geen creditcard, maandelijks opzegbaar — en als introductie de eerste 3 maanden voor de helft.
Start 14 dagen gratis →Veelgestelde vragen
Hoe vaak mag je een offerte herinnering sturen?
Over het algemeen zijn twee herinneringen passend: een eerste na 5 tot 7 werkdagen en een tweede na nog eens een week. Meer dan twee herinneringen kan als opdringerig overkomen. Na de tweede herinnering kun je beter een afsluitende mail sturen waarin je aangeeft beschikbaar te blijven mocht de klant later alsnog interesse hebben.
Wat doe je als een klant niet reageert op je herinnering?
Als een klant na twee herinneringen niet reageert, stuur dan een vriendelijke afsluitende e-mail. Geef daarin aan dat je begrijpt dat het misschien niet het juiste moment is en dat de klant altijd contact mag opnemen als de behoefte terugkomt. Zo houd je de deur open voor toekomstige opdrachten zonder opdringerig te zijn.
Is bellen of e-mailen beter voor een offerte herinnering?
E-mail is geschikt voor de meeste situaties omdat het niet opdringerig is en de klant op een geschikt moment kan reageren. Bellen werkt goed bij grotere projecten, complexe offertes of als je al persoonlijk contact hebt gehad. Via de telefoon krijg je direct feedback en kun je eventuele vragen meteen beantwoorden.
Wanneer is het te vroeg voor een offerte herinnering?
Stuur niet binnen drie werkdagen een herinnering, tenzij het een spoedklus betreft. Klanten hebben tijd nodig om je offerte te bekijken, mogelijk andere offertes op te vragen en een beslissing te nemen. Een herinnering na 5 tot 7 werkdagen is voor de meeste situaties het juiste moment.
Moet je een vervaldatum in je offerte herinnering vermelden?
Ja, als je offerte een geldigheidsduur heeft, vermeld deze dan in je herinnering. Dit geeft de klant een concreet houvast en kan helpen bij het nemen van een beslissing. Wees wel realistisch met je geldigheidsduur en gebruik het niet als drukmiddel, maar als praktische informatie over wanneer je prijzen en planning nog gegarandeerd zijn.
Kun je offerte herinneringen automatiseren?
Ja, veel offertesoftware biedt automatische herinneringen aan. Je stelt in na hoeveel dagen een herinnering wordt verstuurd en het systeem doet dit automatisch. Dit bespaart tijd en zorgt dat je geen herinneringen vergeet. Zorg wel dat je templates persoonlijk blijven met de naam van de klant en projectdetails, zodat het geen onpersoonlijke standaardmail wordt.
Laat dit voortaan vanzelf gebeuren
Probeer Offertevolger 14 dagen gratis. Geen creditcard, maandelijks opzegbaar — en als introductie de eerste 3 maanden voor de helft.
Start 14 dagen gratis →